În Dicționarul Explicativ al Limbii Române, cuvântul ”voluntariat” are notat în dreapta sa următoarea definiție: activitate desfășurată în folosul altor persoane sau al societății fără a urmări un câștig material. Nu sunt pomenite nici prieteniile pe care le legi de-a lungul acestei experiențe, nici abilitățile pe care le dobândești, nici cum te responsabilizează și te poate crește o echipă în care ajungi să te simți ca acasă. Noi, membrii echipei ClujLife, am experimentat minim un festival clujean din postura de voluntari și din acest motiv vă încurajăm de câte ori avem șansa să aplicați și să aflați cum se vede un eveniment de genul din tabăra cealaltă. Astăzi, cu aceleași scopuri bine intenționate, vorbim cu Roxana Tarko despre voluntariat în cadrul unui festival tare drag nouă – Jazz in the Park.
Roxana are 28 de ani, iar întâlnirea sa cu voluntariatul a avut loc pe vremea când era în clasa a 10a, adică pe când era doar o puștoaică de 16 ani. Inițial, și-a dorit să facă parte din mișcarea Cercetașii României, dar pentru că părinții săi nu au fost mari fani ai acestei idei (corturi, mers prin pădure și alte nebunii), a ales să aplice ca voluntar la TIFF. Și așa a început totul…
Fiind finalul anului școlar, când situația mediilor este deja clară, deci mă simțeam destul de liberă. Mai mult de atât, exista nevoia aceea, de a avea o altă activitate și nu mi se părea că școala mă învață cum să îmi descopăr și fructific abilitățile. Așa că am început să mă implic în tot mai multe proiecte de voluntariat, tocmai pentru a afla ce îmi place să fac și ce nu. Inițial a fost TIFF-ul, iar mai apoi a urmat PATRIR și Asociația Little People. La TIFF m-am ocupat de împărțit flyere, ticketing, promo outdoor, până când am ajuns manager de locație și chiar am preluat un proiect pilot – TIFF Campus, care a avut o singură ediție. Tot eu am fost responsabilă de reabilitarea Depozitului de Filme, unde am lucrat timp de 6 luni și chiar a fost un proiect tare drag mie.
La 21 de ani a avut primul său job de tipul “9 to 5” pentru că a decis să se mute de acasă #visuldeindependenta. S-a dus la primul ei interviu, la un supermarket din Cluj, unde a lucrat pe poziția de casier o săptămână jumătate, cam atât i-a luat să își dea seama că locul ei nu era acolo. A mai fost Project Manager pentru Cluj City Card, a făcut recrutare pentru o firmă de curățenie și chiar la începuturile Asociației Fapte a fost Account Manager la ei. Timp de 2 ani a fost in charge de evenimentele din cafeneaua La Cizmărie, iar după a lucrat pentru Photo Romania Festival și Jazz in the Park. După cum puteți observa, au fost câțiva ani de activitate și o serie de experiențe cumulate înainte ca Roxana să știe ce i se potrivește și ce își dorește.
E vital să începi ca voluntar dacă vrei să fii organizator de evenimente pentru că trebuie să fii în postura noului-venit în echipă, să ai o imagine clară despre proiect și funcționarea acestuia. Eu am acceptat majoritatea oportunităților care s-au ivit pentru că am vrut să am mai multe perspective și din fiecare experiență prin care am trecut am învățat ceva. Nu le-am catalogat drept bune sau rele, ci pur și simplu am tras concluziile și am mers mai departe. Pe parcursul anului sunt implicată în Jazz in the Park și Electric Castle pe partea de coordonare al departamentului de voluntari, la TIFF sunt responsabilă de Weekend la Castel și Piața Unirii pentru Q & A și Special Guests, la Untold și AWAKE de backstage, partea de hospitality, iar la Comedy Cluj de partea de producție, o zonă în care mă regăsesc foarte bine.
Numărul de voluntari de la Jazz in the Park variază între 170 și 200, numărul depinde de concertele extra, cele care nu sunt în parc. Se face un call de voluntari în luna martie, de obicei, plus recrutarea oamenilor care au fost în edițiile trecute și își doresc să revină. Aceștia constituie nucleul voluntarilor, ei fiind cei care țin echipa unită și motivată de cele mai multe ori. Mai apoi are loc trierea aplicațiilor online, interviurile și selecția finală, urmată de un training. Anul acesta Concursul Internațional Jazz in the Park are loc separat de festival, în luna mai, astfel că aplicanții pot veni la Concurs drept voluntari, iar munca lor acolo poate să înlocuiască proba interviului pentru evenimentul mare. În timpul festivalului se lucrează în ture de 6 ore, mai pot face schimb de departamente pentru a încerca ceva nou, iar înainte de debutul propriu-zis al evenimentului aceștia se pot implica în limita disponibilității lor.
Procesul de recrutare este foarte time-consuming, și asta pentru că trebuie să înțelegi foarte bine motivația oamenilor și să-i aloci departamentului potrivit pe baza acesteia. Sunt oameni care nu se regăsesc cu grupul de la școală și își caută prieteni în zona aceasta de voluntariat, mai sunt cei care încearcă să-și depășească diverse limite, să treacă peste timiditate, peste anxietatea de mulțimi, dar și mulți care fac voluntariat doar pentru că e cool, pentru că e un trend, și îți dai seama de lucrul acesta atunci când îi întâlnești. Trebuie să-i găsești pe cei care sunt implicați la un asemenea nivel încât motivează toată echipa. Eu mă uit la cei care sunt proactivi și punctuali, atât fizic, cât și mental. Pe cei foarte buni îi iau cu mine în mai multe proiecte și îi recomand altor colegi de breaslă. La Jazz in the Park e foarte fain pentru că se vine la voluntariat pentru a ajuta comunitatea, nu are legătură cu artiștii și concertele, ci cu echipa. Avem mulți omuleți care își aduc prieteni noi în fiecare an și ți-e mai mare bucuria să-i vezi oferindu-le sfaturi celor noi, ajutându-i.
Sunt aleși cei care transmit mai mult decât faptul că vor să vadă concerte și să cunoască oameni. Sunt foarte multe aplicații care au motivație excepțională, out of the box, iar aici chiar nu se pot plânge.
Mi-a rămas un interviu în minte. Un băiat de 19 ani mi-a spus că el poate face orice, că ține minte lucruri rapid și se descurcă minunat în situații de criză. Ne-a spus că el face facultatea în Anglia și lucrează la un restaurant. În prima sa zi de muncă i s-a pus în mână o carte de 400 de rețete, iar el le-a învățat într-o noapte. A doua zi a intrat în bucătărie și le-a pregătit pe toate. S-a mai întâmplat la unele să încurce un strugure cu o rodie, de exemplu, dar a mers la masa clientului, l-a întrebat dacă vrea să încerce combinația respectivă și până la urmă nicio farfurie nu a fost refuzată. Mi s-a părut cool când a făcut comparația între viața lui profesională și organizarea de evenimente și cred că avem în față o generație care are potențial.
Anul trecut la Jazz in the park a plouat 9 din 11 zile. Vă imaginați că n-a fost treabă ușoară pentru nimeni din echipă, iar voluntarii nu au fost o excepție. Roxana ne-a mărturisit că norocul lor a fost că în prima zi de festival… nu a plouat! Acest lucru i-a dat șansa să facă cu ei niște joculețe de integrare în echipă, au apucat să se formeze niște legături. O parte au plecat, într-adevăr, dar mare parte și-au creat un nucleu și erau în ture împreună, iar mai apoi la concerte, în soare sau ploaie, pe iarbă, uzi, uscați, nu conta. 90% dintre aceștia revin și anul acesta.
Trebuie să vezi partea pozitivă într-o astfel de situație: pleacă cei care nu se potrivesc sau nu văd scopul în a fi acolo, nu se integrează. Iar cei care rămân se dezvoltă mult mai frumos și sunt un real ajutor. Partea mai puțin plăcută aici este că sunt persoane care nu înțeleg rolul pe care îl au în cadrul unei echipe și că cineva ar putea face tură dublă în cazul în care abandonează ”misiunea”. În alte țări, spre deosebire de România, în momentul în care te înscrii ca voluntar plătești un warranty deposit și mi s-ar părea o idee bună de implementat și la noi, pentru responsabilizarea oamenilor. La noi există doar voluntari admiși, respinși și rezerve. Oamenii de pe lista de așteptare sunt contactați dacă se retrag persoane în perioada de pre-festival sau dacă ni se cere să suplimentăm. Mai avem un departament de Back-Up, care înlocuiește / suplimentează în situații neprevăzute, alături de Celula de criză. Sunt două departamente care merg mână în mână.
Mare parte din voluntari sunt distribuiți la Producție și Fondul Jazz in the Park, care se ocupă de biletele neobligatorii ce pot fi achiziționate pentru a ajuta comunitatea. Cu siguranță, dacă ați fost măcar o dată la festival, ați interacționat cu aceștia. Ei bine, aflați că este un departament chiar căutat și cerut de către mulți pentru că simt cu adevărat că își aduc aportul într-un mod semnificativ. Roxana ne-a povestit că cei din echipa aceasta au inventat și diverse challenge-uri ca să se motiveze între ei, iar anul acesta a citit în multe aplicații că oamenii își doresc să fie parte din acest departament în urma campaniei outdoor pe care am avut-o: “Nu ești obligat să susții Fondul Jazz in the Park. Dar e bine și frumos să o faci.”
Niciodată nu mi-am făcut o introducere mai lungă decât numele și ceea ce fac. Dar obișnuiesc să le povestesc din experiențele mele, așa cred că îi câștig. Încerc să-i fac să înțeleagă că un coordonator de voluntari nu e Poliția Voluntarilor, că sunt și eu om, că în ultimele două zile de festival mă lovește și pe mine oboseala și că mă pot suna dimineața să vadă – m-am trezit, vin, nu vin. Îi întreb ce așteptări au, le spun ce așteptări am și cumva ne reglăm ritmul pe parcurs pentru că încrederea se câștigă pe parcurs.
Și să nu credeți că în rândul voluntarilor se găsesc doar elevi și studenți. Acum 2 ediții, a fost o doamnă de 40 de ani care a venit în Cluj la Jazz in the Park, dar a vrut să vadă experiența de organizare a unui eveniment, voia să se implice activ. A spus că își poate asuma cele 6 ore de lucru și a făcut de toate – info point, shop, backstage, a mers și la Pata Rât, pentru că era foarte responsabilă și Roxana a avut încredere să o lase să experimenteze în mai multe zone ale festivalului. Copiii o vedeau ca pe o mamă inițial, dar ea fiind foarte degajată și de gașcă, a reușit să devină prietena lor și să se integreze în cerc. Challenge-ul cel mai mare este cu voluntarii străini, pentru că trebuie integrați foarte bine, nu trebuie să se simtă niciun moment pe lângă. Engleza devine obligatorie în prezența lor.
Ultima zi de festival o văd ca un fel de zonă din Texas, pe unde zboară ciulinii pe străzi. Oamenii din organizare devin participanți, apucă să se așeze pe un scaun și să se uite în jurul lor, să realizeze ce au făcut. Eu îmi întreb oamenii din echipă impresii – care a fost task-ul cel mai greu, cum se simt, un feedback la cald. La final de ediție îmi scriu eu un feedback pentru mine, pe care îl recitesc în anul următor. De exemplu, mi-am dat seama la un moment dat că nu reușeam să interacționez cu voluntarii la un nivel mai înalt decât cel de colegialitate, așa că acum am această parte de ”teambuilding” în faza de pre-eveniment, unde fac diverse joculețe, premiez voluntari zilnic etc.
Rămâne doar să ne vedem la Jazz in the Park. S-a apucat cineva să numere zilele?
