Organizarea unui eveniment pe cont propriu, cu atât mai mult cu cât amplitudinea acestuia este mai mare, reprezintă o provocare. Pe măsură ce pătrunzi în procesul organizării sale, sub presiune, ajungi să-ți pui întrebări precum: „ar fi mai bine să angajez un specialist care să mă ajute?”, „cum pot să mă asigur că am totul sub control?”, „cum pot să monitorizez eficient toate chestiunile de detaliu care intervin pe parcurs și necesită soluționate?”. Aici ne vin în ajutor platforme precum EpicPlan, platformă online special concepută să te ajute în planificarea pas cu pas a evenimentului tău. Astfel, te scutești de suportarea unor costuri în plus, dedicate externalizării acestui serviciu, menții totul sub control și ai în permanență acces la toate detaliile ce țin de evenimentul tău. Iată 5 motive pentru care să-ți organizezi gratuit evenimentul cu ajutorul acesteia.
Toate instrumentele de care ai nevoie, într-un singur loc
Una dintre problemele cel mai des întâlnite în momentul în care organizezi un eveniment – fie că este vorba despre o nuntă, un botez, un eveniment corporate privat sau o aniversare – e cât de disipată este informația de care ai nevoie pentru a-l realiza cu succes. Ce face platforma de organizare evenimente EpicPlan, în acest context, este că te scapă de interminabilele Excel-uri, notițe scrise ba în OneNote, ba în Google Tasks, ba în orice altă aplicație terță, și le aduce pe toate în același loc. În platformă poți nota, accesa și monitoriza gratuit toate activitățile pe care le ai on-going în organizarea evenimentului tău.
De îndată ce le-ai îndeplinit, le bifezi, și treci la următoarea sarcină care-ți necesită atenția. Așa, EpicPlan devine agenda ta digitală de încredere, care te menține organizat, în special dacă-ți planifici evenimentul pe cont propriu. Important de știut este că platforma nu anulează o eventuală colaborare cu un event / wedding planner. Atât tu, cât și specialistul căruia decizi să-i externalizezi sarcinile aferente evenimentului tău aveți acces la platformă și poți urmări în timp real progresele făcute, precum și sarcinile în realizarea cărora s-ar putea să fie nevoie de aducerea aportului tău.
Aranjarea invitaților la mese nu mai reprezintă o bătaie de cap
Dacă ai organizat până acum cel puțin un eveniment, înseamnă că ai învățat pe cont propriu că aranjarea invitaților la masă este în sine o artă. Nu-ți dorești să-ți pui oaspeții în situația neplăcută de a sta la coadă, la ușă, în speranța că vor obține un loc mai bun. Totodată, îți dorești să eviți și situația în care aceștia, frenetici, se vor plimba de colo-colo încercând să-și dea seama unde vor lua loc și cine altcineva va mai sta la masa lor. Un plan de locuri este și mai util atunci când îți dorești să găzduiești cu atenție deosebită anumiți oaspeți.
Cu acest gând în minte, echipa EpicPlan îți oferă posibilitatea să concepi lista de invitați în platformă. Ceea ce ar fi bine să ai în vedere pe tot parcursul conceperii acesteia este să: 1). păstrezi familia cât mai aproape de mijlocul acțiunii, mai ales în contextul unei nunți, 2). așezi oaspeții vârstnici lângă culoare și ieșiri, astfel încât aceștia să intre și să iasă cu ușurință și 3). ții oaspeții în vârstă și cei cu copii departe de trupă sau difuzoare. În baza listei concepute, poți realiza aranjarea la mese simplu, cu drag & drop. Odată finalizată, lista poate fi printată și oferită celor care se ocupă de aranjarea sălii.
Tu controlezi detaliile evenimentului tău
Există o linie fină între organizarea unui eveniment bun și unul care să rămână în memoria invitaților tăi. Este la îndemâna oricui să pună cap la cap elementele de bază ale unei petreceri sau ale unui eveniment privat. Dar cheia pentru crearea unui eveniment despre care să se vorbească mult timp după ce el a luat sfârșit stă în atenția acordată lucrurilor mărunte. Ele vorbesc despre calitatea evenimentului. Unul dintre elementele de detaliu ale petrecerii tale, cu care oamenii pe care-i vei avea alături în ziua cea mare vor lua primul contact, sunt invitațiile.
Cu acest gând în minte, și din dorința de a te scăpa de un cost în plus, echipa EpicPlan a integrat, direct în platformă, oportunitatea de a-ți crea singur invitațiile, mai ales cu ocazia organizării nunții tale. E intuitiv să faci asta cu ajutorul modelelor predefinite, nemaifiind necesar să angajezi un designer grafic sau să externalizezi acest serviciu unei părți terțe. Vestea bună este că în baza unui abonament premium cumpărat, vei obține acces automat la și mai multe variante de astfel de modele care te vor ajuta să-ți imprimi personalitatea în invitațiile de nuntă cu care-ți vei surprinde oaspeții.
Finalizezi toate sarcinile la timp
Atunci când vine vorba despre organizarea unui eveniment important – așa cum este, poate, propria nuntă – este ușor să ajungi să te simți copleșit de toate sarcinile pe care trebuie să le bifezi. Ți se confirmă asta în momentul în care începe să-ți fie greu să prioritizezi, sari peste termene limită importante și anulezi programări importante. Ca să ai considerabil mai mult control asupra modului cum te organizezi, respectându-ți termenele limită, simți nevoia să ai pe cineva care să te „tragă de mânecă”. Echipa EpicPlan a decis, astfel, să transforme tocmai platforma lor într-un astfel de „cineva”, aflat la un click distanță.
Ei îți trimit notificări prin e-mail atunci când un termen limită se apropie sau a fost depășit. Așa, vei știi exact cu ce să începi, care sunt pașii de urmat, precum și când e cazul să te grăbești și când e momentul să stai liniștit. Ca să-ți simplifice munca și mai mult, și să-ți bifeze o sarcină de pe listă din start, tot la un click distanță se află și furnizorii de servicii de care s-ar putea să ai nevoie în organizarea evenimentului tău. Astfel, platforma îți garantează accesul la o listă cu furnizori care pot fi contactați și contractați oricând direct din contul tău EpicPlan. Vei primi oferte și vei putea compara servicii și prețuri, ca să alegi opțiunea cea mai bună pentru tine.
Te încadrezi în bugetul prestabilit constant
Platforma vine cu un răspuns și pentru una dintre cele mai mari probleme specifice organizării de evenimente: bugetul. Evenimentele variază de la complexe la simple, de la mici la mari. Fiecare este unic și asta se reflectă, cu atât mai mult, în bugetul alocat. Printre aspectele de bază, nelipsite, pe care trebuie să le iei în calcul în momentul în care gândești bugetul evenimentului tău se numără: colaborarea cu un event / wedding planner, locația, alimentele, resursa umană, sistemul de sonorizare, divertismentul, securitatea și transportul. Totodată, ar fi bine să incluzi și marketingul și promovarea evenimentului tău, precum și tehnologia și uneltele implicate.
În mod tradițional, bugetul evenimentului se află într-o foaie Excel actualizată manual și adunat împreună cu facturile de la furnizori. Este predispus la erori și, adesea, nu este atât de actualizat pe cât ar trebui. În timp ce un document Excel poate face o treabă bună, EpicPlan îți pune la dispoziție un calculator de buget. Folosindu-l, poți să estimezi costurile preconizate cu furnizorii tăi și veniturile în urma organizării evenimentului tău. Astfel, din start, știi cât de mult ești dispus să investești în organizare și, deci, să bugetezi furnizorii cu care alegi să colaborezi.
Practic, ceea ce ne promite platforma EpicPlan este că ne oferă atât toate aplicațiile terțiare pe care le-am folosi, în mod obișnuit, pentru planificarea organizării unui eveniment personal, într-una singură. Folosind-o, nu mai te îndrepți către OneNote, Trello, Excel și Canva separat, ci te bucuri de alternative gratuite la acestea în același loc. Dacă ai testat platforma EpicPlan și simți că ai avea nevoie, totuși, de și mai multe opțiuni decât sunt incluse în planul gratuit, echipa are o veste bună pentru tine. De curând au lansat și varianta premium a platformei, care garantează accesul la și mai multe beneficii. Printre acestea se numără: 1). posibilitatea să contribuie, alături de tine, mai mulți oameni la organizarea unui eveniment – așa cum este, spre exemplu, event / weeding planner-ul tău, 2). oportunitatea să organizezi multiple evenimente pe un singur cont în același timp și 3). accesul la template-uri noi, și mai creative, pentru invitați.
Care este următorul eveniment pe care plănuiești să-l organizezi cu ajutorul platformei EpicPlan?
