Interviu cu echipa TEC: Digital Agency despre platformele evenimentelor la care mergem în fiecare vară

by | Aug 2, 2021 | Articole, Office Takeover

Iar ne-am strecurat în biroul celor de la TEC: Digital agency. Și nu a fost treabă simplă, căci tare prinși au mai fost în ultimele săptămâni cu munca pentru The Open, cel mai prestigios campionat de golf profesionist din întreaga lume. Dar după ce l-au încheiat cu succes și și-au tras sufletul, am putut sta în liniște la o poveste. Posibil să-i fi prins în puținele lor zile mai libere, căci imediat începe AIG Women’s Open, unul dintre cele cinci campionate majore de golf feminin, iar mai apoi UNTOLD. Și cine știe când mai reușeam să aflăm detaliile din spatele ușilor, dar și să vă spunem și vouă cu ce se ocupă oamenii de aici și care e rolul lor în cadrul acestor evenimente mari pe care le-am pomenit deja. Spoiler alert: they make things run smoothly.

Prima persoană pe care am cunoscut-o a fost Marius, Project Manager pe UNTOLD și Neversea în cadrul TEC: Digital agency. Dacă n-ați știut până acum, ei sunt cei care se ocupă, începând cu anul 2016, de platforma In-Town, de website-urile UNTOLD și Neversea, plus tot ce ține de acces și sincronizarea datelor – online check-in, top-up și redemption, campaniile de presale, dar și integrarea platformelor externe care vând bilete, campanii de digital marketing și publicitate online.

Prima ediție UNTOLD a fost în 2015. După acest prim an s-au tras niște concluzii, s-a văzut un potențial și s-a decis lansarea unei platforme proprii pentru vânzarea de bilete. În 2015 și 2016 accesul s-a făcut cu brățară colorată. Și nu se putea continua așa dacă doreai să crești. În primul rând, brățara putea fi dată jos cu ușurință și intrau 10 oameni cu un bilet cumpărat, deci erau pierderi financiare pentru organizatori. În al doilea rând, există anumite rigori legate de siguranța oamenilor ce nu pot fi reglementate cu o brățară ca aceea. Și atunci, acesta a fost improvement-ul pentru anul 2017 – am trecut la brățările cu RFID. Tot atunci am lansat și platforma de top-up online, iar treptat am introdus și alte funcții, un exemplu în acest sens fiind auto top-up-ul. Toată platforma s-a dezvoltat în timp.

Provocarea principală, în fiecare an, sunt evenimentele în sine, cele 8 zile de festival, când echipa de pe proiect e în priză non-stop aproape. Adorm obosiți, se trezesc obosiți, și gândul că trebuie să fie prezenți nu îi părăsește nici în somn. Dar asta nu înseamnă că restul anului este lipsit de activitate sau emoții. Din perspectiva lui Marius, care și predă la Universitatea Tehnică, e ca și cum studenții lui ar munci doar în timpul examenului. Ori lucrurile nu se întâmplă așa. Pentru că ai un timp limitat în care să arăți ce ai învățat, respectiv ce ai făcut, trebuie să ai în spate o pregătire foarte temeinică. Orice greșești pe parcursul anului și nu ai planificat cum trebuie, se vede extraordinar de tare în momentul evaluării, adică al festivalului. Pe chestiuni majore nu poți interveni în timpul evenimentului. Dacă înainte de event te focusezi pe funcții noi, în timpul lui tot focusul e pe festivalieri, orice vine de la ei. E o întreagă echipă tehnică care stă pe lângă noi și ne susține în zilele acelea. Care sunt, totuși, etapele prin care trece echipa pe acest proiect în decursul unui an?

Să ne imaginăm că începem de la zero, că e prima ediție de festival, suntem în luna septembrie, ne pregătim pentru pre-sale, care are loc în octombrie-noiembrie. În pre-sale, în 2019, de exemplu, în 30 de secunde am vândut 15.000 de bilete. Prin monitorizarea atentă a procesului, testare, fixare de bug-uri, am reușit să stabilim un record pentru festival. Pe platformă, însă, erau 30.000-40.000 de oameni prezenți. E o emoție aparte să te uiți în Google Analytics și să vezi cum crește numărul de useri de pe platformă de la 500 la 1000, la 5000, 7000, 13000, 20000, 40000.

Ok, stop. Vorbim despre niște numere colosale. Cum treci de challenge-ul acesta – când ai foarte mulți oameni pe server și se cumpără totul în 30 de secunde fără să pice nimic? Avem exemple nenumărate de e-commerce sites care pică de Black Friday, când e isteria reducerilor și a traficului pe paginile respective. De ce nu funcționează shop-urile respective? Ei bine, ”secretul” platformei In-Town este simplu: totul este gândit în așa fel încât oamenii să nu petreacă mai mult timp decât e necesar, să știe exact ce au de făcut și să nu încarce pagina cu date.

La noi, în momentul în care clientul intră pe landing page, tot ce face acesta este să selecteze numărul de abonamente, să bifeze pentru termeni și condiții și apoi bye, a plecat. Toate datele lui – adresă de e-mail, nume, număr de telefon și altele necesare pentru validarea informațiilor bancare, utile ulterior pentru top-up online, deci tot acest proces, denumit client build-up, se face în zona de înregistrare, adică în avans cu câteva săptămâni. Altfel, în momentul când omul intră să cumpere, el este deja înregistrat și nu mai e îngreunat procesul, în câteva secunde e gata totul și iese de pe platformă. Mai mult, chiar înainte de lansarea presale-ului facem video-uri de how to pentru a-i pregăti pentru interacțiunea cu pagina. Suntem conștienți de faptul că lucrurile se întâmplă foarte repede și vrem să-i antrenăm pentru moment, să vadă de înainte care e fluxul acțiunilor, să nu-i surprindă nimic pe pagină.

Dar să revenim. Ce mai urmează în anul calendaristic aferent festivalurilor? Alte praguri de preț, bineînțeles, dar, mai sunt diverse campanii punctuale, mici, desfășurate pe o perioadă scurtă, care mai dau un boost la vânzarea de bilete – de Black Friday, de sărbători, de Ziua Îndrăgostiților. În februarie-martie se face anunțul de artiști, deci line-up-ul trebuie încărcat pe site. Aici iar e destul de challenging pentru că fiecare artist vine cu diverse cerințe. În martie, cel târziu, se dă startul la online check-in. De aici încolo vine top-up-ul online, se anunță programul și biletele pe zile.

Un alt moment important este cel de sincronizare cu accesul, adică legătura dintre bilet, brățară și cashless payments. Printr-un proces automatizat, adunăm barcode-urile de la toate platformele unde se vând bilete UNTOLD și Neversea, pentru ca toți festivalierii să poată beneficia de online check-in. Practic, colectăm datele și le trimitem către sistemul care se ocupă de procesul de redemption (Netpositive). De partea de cashless payments se ocupă cei de la FestiPay. Să legi toate sistemele acestea poate părea una din cele mai mari provocări, dar nu este. Cea mai mare provocare este business-ul. Lucrul cu o echipă mare, plină de idei, unde fiecare echipă vine cu task-uri, asta e provocarea – să le faci și să le împaci pe toate.

Urmează evenimentele în sine.

Task-urile te țin în priză până în punctul în care te saturi. Și atunci intervine partea umană, oamenii, atât ai noștri, cât și ai clientului, UNTOLD și Neversea. Sunt oameni capabili, cu experiență, oameni orientați spre soluții, și alături de care poți gândi variante. Obosești, nu ai cum să nu obosești. Dar nimic nu se compară cu momentul când te ridici în final de la laptop în timpul evenimentului, nu știi cât e ceasul pentru că erai absorbit de munca ta, și ieși pe stradă sau ajungi în festival, vezi mulțimea și te gândești că fiecare din cei prezenți a interacționat cu munca ta la un punct.

Luna de după e pentru raportare, se fac liste, bugete, planificare. Și apoi intri iar în pită, dai drumul unei noi ediții. Noi aveam un preview în mintea noastră referitor la cum se desfășoară lucrurile, dar acum sunt mult mai clare și înțelegem mai bine. Cât timp un client poate face ceva pe platformă, să cumpere, să facă check-in, să orice, e nevoie de atenția echipei.

Chiar dacă a fost pandemia, s-a muncit foarte mult anul acesta, chiar mai mult decât de obicei. Plus că incertitudinea generală se resfrânge și asupra echipei, nu doar a festivalierilor. Ce au făcut bine până acum, trebuie făcut bine în niște condiții noi, speciale. 2021 se anunță destul de complicat. Au niște mecanici noi, apărute din cauza contextului în care ne aflăm. Au multe tipuri de bilete. În 2019 erau în jur de 220-240 de tipuri de bilete. Acum sunt valabile și biletele cumpărate pentru 2020, dar și pentru 2021, mai sunt produse any-time, amulet, vouchere. Un barcode emis în 2019 toamna va trebui să poată intra în festival și în 2022. Asta e provocarea, să aibă grijă de barcode-urile acestea din momentul în care le sunt livrate festivalierilor până când ies pe poartă la final de eveniment.

Mergem mai departe și facem cunoștință cu Adelina, o fire sociabilă, căreia îi plac oamenii și se atașează cu ușurință de echipele din care face parte. Este în TEC: Digital agency de aproape 6 ani și a avut șansa în acest timp să lucreze pe mai multe proiecte și cu diverse tehnologii, libertate care i-a produs mereu o mare bucurie. La bază este Full Stack Developer, dar îi place să experimenteze, să încerce și să se adapteze. În primii săi ani în firmă a lucrat pe UNTOLD și Neversea, iar apoi a migrat spre The Open, proiect pe care activează și în prezent ca Technical Lead. Noi am reușit să stăm la o discuție cu ea chiar după finalizarea ediției de anul acesta a evenimentului, deci după o perioadă de ”foc” pentru ea și echipa sa, responsabilă de Application Management: 16-18 ore pe zi petrecute în birou, monitorizare continuă a proiectului, technical leadership.

Ce rol joacă TEC: Digital Agency în cadrul Open-ului? Sunt ingineri tehnici, project manageri, testeri, developeri, arhitecți. Sunt o echipă super-operațională, gata să intervină dacă este necesar pentru a rezolva orice problemă care ar putea avea impact asupra acestui eveniment mondial. La Open-ul din 2019 au existat 7 milioane de vizitatori unici în timpul ultimului joc al Campionatului la Royal Portrush, 850+ de pagini accesate, 180K ore de conținut video și audio, și miliarde de solicitări de la server în cele patru zile ale evenimentului. TEC: Digital Agency acoperă tot ceea ce ține de digital – scoruri live, bloguri live, centru media virtual, streaming live și, bineînțeles, munca lor pentru acest eveniment nu se rezumă la zilele în care acțiunea se întâmplă pe teren, întrucât în grija lor e și partea de ticketing și marketing support.

Pregătirile pentru gestionarea evenimentului în sine încep undeva la final de mai, când avem mai multe test week-uri. Adică testăm cam toate momentele principale din cadrul evenimentului. Toate acestea le simulăm prin intermediul bazei de date din anii trecuți, după care vedem ce trebuie schimbat, adaptat. Extragem lista de task-uri și prioritizăm. Testăm, retestăm, documentăm procesul. Anul acesta am avut foarte puține momente problematice, dar s-au soluționat rapid pentru că fiecare e responsabil de o anumită arie de proiect, nimeni nu stă să aștepte să i se spună ce are de făcut. Anul trecut s-a întâmplat să fie vreo 4 probleme deodată și a fost vitală buna noastră organizare în cadrul echipei. Dar acelea sunt momentele faine, mie alea îmi plac. Nu practic niciun fel de sport extrem, pentru mine asta e adrenalina după care mă dau în vânt. Cea pe care o pot controla într-o anumită măsură, asupra căreia pot interveni.

Dincolo de challenge-urile tehnice care pot apărea, presiunea din timpului evenimentului îi pune pe cei de la TEC: Digital agency față în față și cu alt fel de provocări – relaționarea dintre ei. Paradoxal, însă, tocmai în aceste perioade de focus și adrenalină maximă, în care poate nu-ți dai seama mereu de tonul pe care-l folosești și privirile pe care le arunci, între ei se leagă cele mai profunde legături. Și este așa tocmai pentru că experiența evenimentului le arată sensul adevărat al cuvântului ”echipă”, îi face să se mobilizeze mai bine și să fie mai uniți.

Niciodată nu zicem că nu ține de noi, ci căutăm variante. Și dacă e vorba de un third party, tot ne mobilizăm și venim cu idei. La TEC: Digital agency ai libertate, trebuie doar să știi să comunici. Tot timpul căutăm soluții să vedem cum rezolvăm o problemă, nu să căutăm vinovați sau să ne plângem că nu s-a întâmplat.

Din discuțiile cu ei, i-am simțit foarte proactivi, oameni cu sugestiile și soluțiile la ei, care nu se limitează la task-ul lor. Adelina spune că i-a ajutat faptul că au fost o firmă mică, care s-a luptat să câștige niște clienți și să-i păstreze, dar și faptul că oamenii care au venit ulterior în TEC: Digital Agency s-au mulat pe core-ul existent și au adoptat dorința acestora de a face mai mult. În timp, clienții au căpătat mai multă încredere în ei, au început să fie căutați de nume mai mari și, în ciuda contextului pandemic, putem spune că ei sunt pe un trend ascendent.

Ce îmi place mie foarte mult la TEC e mediul și modul de lucru diferit de corporație, unde ai bucățica ta și atât. Aici ești implicat la scară mai largă, nu faci doar un lucru și simți că ai locul tău în echipă. În plus, ești ascultat indiferent de poziția pe care o ai. Nu tot timpul se poate face ceva, dar știi că măcar ai vorbit și ai fost auzit. La fel, se poate întâmpla să nu-ți găsești locul pe un proiect. Nu e mediul rigid unde să nu poți schimba, unde stai și faci ceva ce nu îți place. Eu simt că mereu poți merge cu inima deschisă la cineva să ceri ajutorul, nu te lovești de bariere, nu ai rețineri că nu vei fi ghidat.

Raul are un parcurs cel puțin interesant în TEC: Digital Agency. A început pe partea de marketing, dar mai mult în zona tehnică, după care a intrat pe proiectele UNTOLD și Neversea, unde a învățat HTML și crea email-uri automate, newslettere, practic era responsabil de tot ce însemna comunicarea prin intermediul serviciului de emailing cu cei care cumpărau bilete. Făcând treaba aceasta destul de bine și dezvoltându-se pe partea tehnică, a urmat o nouă etapă pentru el: Webmaster pentru proiectul R&A, o asociație asemănătoare competiției UEFA în fotbal, doar că pe golf. R&A organizează două turnee – The AIG Women’s Open și The Open, care e cel mai vechi turneu de golf. Anul viitor va avea loc ediția aniversară numărul 150.

În calitate de Webmaster mă ocup de SEO (Search Engine Optimization), să funcționeze site-ul cât mai rapid, cât mai bine, să fie user-friendly. În acest sens întocmesc rapoarte săptămânale despre evoluția site-urilor, pentru că în baza observațiilor pot înainta cereri către echipa de Dev, ca să implementeze diverse funcționalități pentru a facilita un scor cât mai bun. Scorul e foarte important pentru că în funcție de el ești afișat pe Google și acesta crește în mare parte pe baza căutărilor. Pe lângă asta, mai ajut și fac destul de multe pe partea de content. Mai exact, după ce content editorii fac anumite pagini / creează news-uri și așa mai departe, dacă ceva nu arată bine, nu funcționează normal sau pagina are componente care nu se afișează sau comportă cum ar trebui, intervin eu și le aduc pe direcția potrivită.

Anul trecut nu s-a ținut The Open (because Covid), dar a avut loc turneul de golf feminin. Vorbim despre un eveniment aflat la un nivel mic deocamdată, care recent a fost preluat de cei de la R&A și încă nu este foarte cunoscut. Contribuția TEC: Digital agency a fost reprezentată în acest caz de o nouă integrare a platformei de scoring și a părții video, oferirea unei experiențe îmbunătățite prin intermediul design-ului și o nouă abordare a politicii privind cookie-urile. Ce s-a întâmplat anul trecut, însă, a fost un exercițiu foarte bun pentru ei, întrucât pașii generali sunt aceiași indiferent de dimensiunea unui eveniment. Tot în 2019, pentru a sărbători ceea ce ar fi fost încă un alt campionat de golf iconic, R&A a creat un eveniment online special. The Open For The Ages a fost construit exclusiv folosind tehnologie avansată – imagini reale din arhiva campionatelor, date despre performanța jucătorilor și multe altele pentru a recrea emoțiile unui Open, de data aceasta fictiv, dar care s-a putut bucura de implicarea publicului prin vot. Prin implicarea directă în zona digitală a acestui eveniment, TEC: Digital agency a contribuit la generarea unei altfel de performanțe în industria sportului.

Eu sunt foarte mulțumit de ce se întâmplă la TEC, de mediu, de colegi, de proiectele pe care lucrăm. Acum, după ce am încheiat cu succes The Open 2021, mă simt ca întors dintr-o excursie, adică mult mai apropiat de cei pe care i-am avut alături. Chiar după eveniment stăteam cu toții la masă și povesteam de cât de mult apreciem această echipă și că facem parte din ea. Pentru mine unul, oamenii de aici, vibe-ul, sprijinul pe care mă pot baza, contează mai mult decât partea financiară. Nu m-aș duce undeva pentru mai mulți bani, dar să nu mă simt la fel de bine la muncă. Faptul că am venit timp de 2 săptămâni la birou în fiecare zi pre-eveniment și în timpul lui, mi-a amintit de viața dinainte de pandemie, de cât de fain e cu colegii, dar și cât de simplu e să ai pe cineva lângă tine, cui să-i adresezi o întrebare și să rezolvi o problemă în 30 de secunde, nu să te lungești câteva minute bune.

tec digital agency

Da, cu siguranță a fost un pic mai multă muncă în ultimele zile, dar împreună au reușit. Raul ne-a povestit că în timpul evenimentului ajungea la 7:30- 8 dimineața la birou și pleca la miezul nopții. În toate aceste zile cineva s-a ocupat să-i tragă de mânecă, să-i întrebe ce vor să mănânce și să le amintească să rămână hidratați. Iar altcineva le-a fost back-up în caz de nevoie. I-a ajutat puțin diferența de fus orar (campionatul are loc în Marea Britanie), dar joi și vineri, în primele două zile, a fost un pic mai obositor pentru că au fost 156 de jucători. A doua zi, la final, s-au înjumătățit, iar sâmbătă și duminică programul a fost mai scurt. Și după oboseala din primele două zile, două ore în plus de somn au picat drept din cer.

Adrenalina te ajută mult să nu simți oboseala, te uiți la ceas și vezi că e ora 9 dimineața, iar următoarea dată e 2, nu simți cum trece timpul pentru că mereu ai activitate și faci multe verificări ca să fii sigur că se întâmplă totul așa cum trebuie. Ai un sentiment ca la maraton, tragi, tragi, mergi cu valul, și numai la final resimți, când te relaxezi. Nu se întâmplă des să întâlnești un astfel de program de lucru în companiile de IT, nici măcar pe perioade limitate de timp, dar pe mine nu m-a deranjat niciodată și nici nu cred că mă va deranja vreodată lucrul acesta pentru că mereu am simțit că am flexibilitate la locul de muncă. Dacă îți faci treaba în 6 ore, nu trage nimeni de tine să stai 8. Și atunci când trebuie să stai mai mult, nu simți că ți se cere ceva în plus. Mai apoi, hype-ul care există în timpul evenimentului nu l-am trăit până acum și e ceva extraordinar, simți că faci parte din ceva măreț cu adevărat.

Sigur, majoritatea dintre noi ne găsim împlinire în munca pe care o facem, dar pe câți dintre noi ne ține cu sufletul la gură așa cum îi ține pe cei de la TEC: Digital Agency? Câți putem vorbi despre sentimentele ce ni le-au descris cei 3 cu care am povestit? Dacă vă tentează acest thrill, e timpul. Timpul să aruncați o privire pe posturile disponibile.

Evenimente viitoare

Abonează-te la newsletter

Ți-a plăcut acest articol? Abonează-te pentru a primi ultimele noutăți și recomandări.

Te-ai abonat cu succes.

Share This